পিডিএফ আকারে সংরক্ষণ হবে সরকারি নথি

মোক্তাদির হোসেন প্রান্তিক

গুরুত্বপূর্ণ সরকারি সব নথি পিডিএফ কপি আকারে সংরক্ষণের সিদ্ধান্ত নিয়েছে কৃষি মন্ত্রণালয়। এছাড়া পুরাতন বৈদ্যুতিক লাইন মেরামতের পাশাপাশি সব পর্যায়ের কর্মকর্তা-কর্মচারীদের নিরাপত্তা সংক্রান্ত প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা নেওয়ার জন্য নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে। সম্প্রতি সচিবালয়ে আগুনের ঘটনায় মন্ত্রণালয়ের আওতাধীন সব দপ্তর, সংস্থাকে এসব নির্দেশনা দেওয়া হয়।

কৃষি মন্ত্রণালয়ের আওতাধীন দপ্তর ও সংস্থা প্রধানদের অংশগ্রহণে গত ২৯ ডিসেম্বর অনুষ্ঠিত সমন্বয় সভায় সংশ্লিষ্টদের এসব নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে।

সভার কার্যবিবরণী সূত্রে জানা গেছে, কৃষি মন্ত্রণালয়ের সচিব ড. মোহাম্মদ এমদাদ উল্লাহ মিয়ানের সভাপতিত্বে সভায় মন্ত্রণালয়ের বিভিন্ন পর্যায়ের কর্মকর্তা, সব দপ্তর ও সংস্থার প্রধানরা উপস্থিত ছিলেন।

গত ২৫ ডিসেম্বর দিবাগত রাতে সচিবালয়ের সাত নম্বর ভবনে আগুন লাগে। এ ঘটনায় ষষ্ঠ থেকে নবম তলায় থাকা পাঁচটি মন্ত্রণালয়ের দপ্তর পুড়ে যায়। ভবনটির চারটি তলায় অবস্থিত স্থানীয় সরকার,পল্লী উন্নয়ন ও সমবায় মন্ত্রণালয়; সড়ক পরিবহন ও সেতু, ডাক ও টেলিযোগাযোগ, যুব ও ক্রীড়া মন্ত্রণালয় এবং শ্রম ও কর্মসংস্থান মন্ত্রণালয়ের নথিপত্র, কম্পিউটার ও আসবাবপত্র পুড়ে ছাই হয়ে যায়। আগুন নির্বাপণ করতে গিয়ে পানির সরবরাহ লাইন সংযোগ দেওয়ার সময় ফায়ার সার্ভিসের একজন কর্মী ট্রাকচাপায় নিহত হন।

এ ঘটনায় উচ্চপর্যায়ের তদন্ত কমিটি গঠন করে সরকার। প্রাথমিক প্রতিবেদনও জমা দিয়েছে কমিটি। প্রতিবেদন অনুযায়ী, আগুনের ঘটনায় কোনো ধরনের নাশকতার প্রমাণ মেলেনি। বৈদ্যুতিক লুজ কানেকশনের কারণে অগ্নিকাণ্ডের সূত্রপাত হয়েছে।

জানতে চাইলে নাম প্রকাশ করতে অনিইচ্ছুক সভায় উপস্থিত থাকা মন্ত্রণালয়ের একজন দায়িত্বশীল কর্মকর্তা ভিওডি বাংলা অনলাইনকে জানান, সচিবালয় দেশের গুরুত্বপূর্ণ কেপিআই এরিয়া। এখানে এত বড় অগ্নিকাণ্ড নজিরবিহীন ঘটনা। ৭ নম্বর ভবনে লাগা আগুনে অনেক গুরুত্বপূর্ণ নথি পুড়ে গেছে। এ ইস্যুতে গুরুত্বপূর্ণ সব নথি পিডিএফ আকারে সংরক্ষণ করতে বলা হয়েছে। 

তিনি বলেন, গুরুত্বপূর্ণ নথি পুড়ে গেলে এটি দুর্নীতির ক্ষেত্রে সহায়ক হয়। ভবিষ্যতে অনাকাঙ্ক্ষিত আগুনের ঘটনা ঘটলেও যেন সব নথি ও ডকুমেন্ট পাওয়া যায় সেজন্য এসব সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে।

সচিবালয়ে নজিরবিহীন এ অগ্নিকাণ্ডে বিভিন্ন মন্ত্রণালয়ের গুরুত্বপূর্ণ নথি পুড়ে যাওয়ার ঘটনায় সতর্কতা হিসেবে সভা করে একাধিক সিদ্ধান্ত নিয়েছে কৃষি মন্ত্রণালয়। সভার কার্যবিবরণীতে বলা হয়েছে, কৃষি মন্ত্রণালয় ও এর আওতাধীন সব দপ্তর ও সংস্থায় গুরুত্বপূর্ণ সব নথি পিডিএফ কপি আকারে সংরক্ষণে রাখতে হবে।

এ ছাড়া মন্ত্রণালয় ও আওতাধীন সব দপ্তর, সংস্থা এবং আঞ্চলিক পর্যায়ের অফিসগুলোর অভ্যন্তরীণ সার্বিক নিরাপত্তার (বৈদ্যুতিক, ফায়ার সার্ভিস ও ফাইল ম্যানেজমেন্ট) বিষয়ে সচেতনতা বৃদ্ধির পাশাপাশি প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা করার জন্য সভায় সিদ্ধান্ত হয়। 

কার্য বিবরণীতে আরও বলা হয়, পুরাতন বৈদ্যুতিক লাইন মেরামত করতে হবে। বিভাগ, জেলা, উপজেলা ও আঞ্চলিক পর্যায়ের ফায়ার সার্ভিস স্টেশনের অফিস ও বিদ্যুৎ অফিসের সঙ্গে যোগাযোগ রাখতে হবে এবং এসব অফিসের মোবাইল, টেলিফোন নম্বর ও হট লাইন নম্বর সংগ্রহে রাখতে হবে।

একই সঙ্গে ডি-নথি (ডিজিটাল নথি) কার্যক্রম জোরদার করারও নির্দেশনা দেওয়া হয়।  এসব সিদ্ধান্ত বাস্তবায়ন করবেন কৃষি মন্ত্রণালয়ের অতিরিক্ত সচিব (প্রশাসন), দপ্তর ও সংস্থা প্রধানরা। 

কার্য বিবরণীতে আরও উল্লেখ করা হয়, দাপ্তরিক কার্যক্রমের ন্যূনতম ৮৫ শতাংশ ডি-নধির মাধ্যমে নিষ্পত্তি করার সুনির্দিষ্ট পরিকল্পনা গ্রহণ করতে হবে। ডি-নথির ওপর দপ্তর ও সংস্থার কর্মকর্তাদের দ্রুততম সময়ের মধ্যে প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা করতে হবে এবং একই সঙ্গে এর অগ্রগতি সভাকে অবহিত করতে হবে।

শূন্য পদে জনবল নিয়োগ ও পদোন্নতি ইস্যুতে সময়ক্ষেপণ না করে বিধি মোতাবেক কার্যক্রম নেওয়ারও নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে সভায়। এ সংক্রান্ত কার্যবিবরণীতে বলা হয়, শূন্য পদে জনবল নিয়োগ ও পদোন্নতি দেওয়ার বিষয়ে অযথা সময়ক্ষেপণ না করে বিধি মোতাবেক কার্যক্রম গ্রহণ করতে হবে। জনবল নিয়োগের সর্বশেষ অগ্রগতি সমন্বয় সভায় উপস্থাপন করতে হবে। নতুন করে যোগদান করা কর্মকর্তা-কর্মচারীদের দাপ্তরিক ও প্রশাসনিক কার্যক্রম সম্পর্কে ধারণা দেওয়ার লক্ষ্যে তাদের জন্য প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা নিতে হবে। 

কার্য বিবরণীতে আরও বলা হয়, জেলা প্রশাসক সম্মেলনের স্বল্পমেয়াদি, মধ্যমেয়াদি ও দীর্ঘমেয়াদি সিদ্ধান্তগুলো বাস্তবায়নের উদ্যোগ নিতে হবে। একই সঙ্গে দপ্তর ও সংস্থা থেকে বাস্তবায়নাধীন প্রকল্প ও কর্মসূচিগুলো পরিদর্শন করার জন্য অফিস আদেশ জারি করতে হবে। পরিদর্শনকারী কর্মকর্তা থেকে গুরুত্বপূর্ণ মতামত বা সুপারিশগুলো সভায় উপস্থাপন করতে হবে।